Le linee guida del Garante (Provv. n. 209/2025) sulla telelettura impongono un’azione immediata. Non basta più installare i contatori: ora è obbligatorio gestire l’intero flusso dei dati. Ecco la guida operativa e la checklist degli adempimenti per l’amministratore.
Le nuove linee guida del Garante Privacy (Provv. n. 209/2025) su telelettura e sistemi smart trasformano la teoria del GDPR in prassi operativa obbligatoria. Per l’amministratore, questo significa passare da un ruolo di semplice gestore a quello di garante della compliance dei dati del condominio.
La digitalizzazione dei contatori e l’uso di piattaforme cloud espongono il condominio a nuovi rischi, poiché i dati sui consumi (quando, come e quanto si consuma) sono considerati dati personali (Reg. UE 2016/679 – GDPR).
L’amministratore è il regista di questa compliance. Ecco la checklist degli adempimenti operativi.
CHECKLIST OPERATIVA: GLI ADEMPIMENTI DELL’AMMINISTRATORE
1. AZIONE IMMEDIATA: Mappatura e Nomina dei Fornitori (Art. 28 GDPR)
Questo è l’adempimento più critico e urgente.
- Il Problema: Le società di telelettura, le software house che offrono piattaforme cloud e i manutentori che accedono ai dati dei consumi non sono semplici fornitori, ma “Responsabili del Trattamento” per conto del Condominio (che è il Titolare).
- L’Azione:
- Mappare tutti i fornitori di servizi che trattano dati personali del condominio (lettura, software gestionali cloud, videosorveglianza, ecc.).
- Verificare immediatamente i contratti in essere.
- Integrare i contratti con un atto di nomina formale (DPA – Data Processing Agreement) conforme ai requisiti dell’art. 28 del GDPR. Senza questa nomina, il trattamento dei dati da parte del fornitore è illecito.
2. ADEMPIMENTO: Predisporre l’Informativa Privacy Specifica (Artt. 13-14 GDPR)
- Il Problema: L’informativa privacy generica (spesso affissa in bacheca) non è più sufficiente. I condòmini hanno il diritto di sapere in modo chiaro e trasparente come vengono usati i loro dati di consumo.
- L’Azione:
- Redigere un’informativa specifica per i sistemi di telelettura.
- Specificare chiaramente: quali dati vengono raccolti, per quali finalità (es. solo contabilizzazione o anche monitoraggio), per quanto tempo vengono conservati e chi sono i destinatari (es. la società di lettura).
- Distribuire l’informativa a tutti i condòmini (allegandola al verbale, inviandola via PEC/mail o consegnandola a mano).
3. VERIFICA: Controllare la Base Giuridica (Delibere Assembleari)
- Il Problema: Ogni trattamento di dati deve essere lecito. Non si possono installare sistemi di monitoraggio senza un motivo valido e documentato.
- L’Azione:
- Distinguere la base giuridica: se la telelettura è imposta da un obbligo di legge (es. D.Lgs. 102/2014 per la contabilizzazione), la base è l’obbligo legale.
- Se si installano sistemi “smart” aggiuntivi (es. monitoraggio consumi per app, videosorveglianza), è necessaria una corretta delibera assembleare che autorizzi il trattamento, ne definisca le finalità e rispetti i principi di necessità e proporzionalità.
4. VALUTAZIONE: Quando serve la DPIA (Valutazione d’Impatto)
- Il Problema: Il monitoraggio sistematico dei consumi di centinaia di persone può comportare un “rischio elevato” per i diritti e le libertà degli interessati.
- L’Azione:
- Valutare, preferibilmente insieme al fornitore del sistema, se il trattamento rientra nei casi in cui è obbligatoria una Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA).
- Se la DPIA è necessaria, questa deve essere redatta prima di iniziare il trattamento e deve analizzare i rischi e le misure adottate per mitigarli.
5. CONTROLLO: Attivare le Misure di Sicurezza
- Il Problema: I dati dei consumi sono sensibili (possono rivelare la presenza o assenza delle persone in casa) e devono essere protetti da accessi non autorizzati o furti (data breach).
- L’Azione:
- Verificare e farsi attestare contrattualmente dai fornitori le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate (es. crittografia dei dati, sistemi di autenticazione, tracciamento degli accessi).
- Definire una procedura per la gestione di eventuali violazioni dei dati (data breach).
Conclusioni: Oltre la Burocrazia, Verso la Gestione Proattiva
L’adeguamento alle nuove linee guida del Garante non è un mero onere burocratico, ma un passaggio operativo che qualifica la professione. Un amministratore che gestisce proattivamente la privacy dei dati non solo evita pesanti sanzioni per il condominio e responsabilità personali, ma si posiziona come un manager affidabile e competente nell’era del condominio digitale.
Francesco Venunzio
